Cuentas compartidas

¿Qué son las cuentas compartidas?

Las cuentas compartidas son buzones o identidades de uso común dentro de Microsoft 365 que permiten a varios usuarios acceder, consultar o enviar correos desde una misma dirección (por ejemplo, soporte@empresa.com o facturacion@empresa.com), sin necesidad de usar contraseñas individuales.

Estas cuentas también pueden utilizarse para compartir calendarios, ficheros o gestionar tareas de forma coordinada.

¿Para qué se utilizan?

✉️ Recepción y gestión de correos de área (ej. atención al cliente, administración, soporte técnico…)
📅 Calendarios comunes de equipos o departamentos
📂 Almacenamiento compartido en OneDrive/SharePoint vinculado a una función
🔁 Respaldo y continuidad: permiten que varios miembros del equipo gestionen procesos sin depender de una única persona

¿Cómo se accede?

Las cuentas compartidas no requieren credenciales independientes. En lugar de eso, se asignan a los usuarios autorizados, que las verán en su propio Outlook o Teams.

Acceso desde Outlook (escritorio o web):

Aparecerá automáticamente en el panel lateral si tienes permisos.
Puedes leer, responder y archivar correos como si fueras esa cuenta.
Los correos enviados desde una cuenta compartida deben conservar el tono profesional del equipo correspondiente.

Acceso desde Teams:

Si está vinculada a un grupo o canal, se puede acceder a los archivos, chats o tareas compartidas.

Configuración y permisos

Las cuentas compartidas son gestionadas por el equipo de administración. Solo se debe:

Solicitar una nueva cuenta compartida si existe una necesidad real, continuada y justificada.
Notificar si alguien debe ser añadido o retirado de los permisos de acceso.
No reenviar correos sensibles a cuentas personales.

⚠️ No se deben usar cuentas compartidas para fines personales ni acceder a ellas desde dispositivos no autorizados.

Buenas prácticas

Responder siempre firmando con tu nombre, aunque uses la cuenta compartida (ej.: “— Nacho, Dpto. Técnico”).
No borres mensajes sin asegurarte de que han sido gestionados.
Usa etiquetas o categorías internas para marcar correos como “Pendiente”, “Respondido”, etc.
Coordina el uso con tus compañeros: las cuentas compartidas deben evitar solapamientos o respuestas duplicadas.
Mantén orden en los buzones y carpetas: todos los usuarios deben poder entender y continuar el trabajo sin fricción.

Responsabilidad

El uso de una cuenta compartida no exime de responsabilidad individual. Cada acción queda registrada con el usuario que la realiza.
Por tanto, debe usarse siempre con criterio, profesionalidad y trazabilidad.