Correo electrónico corporativo

¿Qué es?

El correo electrónico corporativo es el canal oficial de comunicación escrita en la empresa.
Cada trabajador dispone de una cuenta profesional basada en Microsoft 365, bajo el dominio corporativo (ej. nombre.apellido@empresa.com), que debe utilizarse para todas las gestiones laborales.

¿Para qué se utiliza?

📬 Comunicación con clientes, proveedores y entidades externas
🔄 Coordinación interna entre departamentos
📌 Confirmaciones, documentación formal y trazabilidad de acuerdos
📎 Envío y recepción de presupuestos, informes, facturas y documentación legal

Configuración

Escritorio (Outlook)

La cuenta debe configurarse al iniciar sesión en Microsoft 365 o manualmente en Outlook.
Si tienes dudas, puedes contactar con soporte IT para que te lo configuren correctamente.

Web (Outlook Online)

Acceso en cualquier momento desde:
👉 https://outlook.office.com

Móvil

Es imprescindible tener configurada la cuenta en el teléfono profesional.
Se recomienda usar la app oficial de Microsoft Outlook.
Debes mantener las notificaciones activadas y revisar el correo al menos una vez por turno.

Normas de uso

No se debe usar para asuntos personales.
Está prohibido reenviar correos sensibles a cuentas externas o personales.
El correo debe redactarse con corrección, profesionalidad y sin faltas de ortografía.
Utiliza firmas estandarizadas proporcionadas por la empresa.
No uses plantillas propias sin aprobación previa.
Evita archivos adjuntos pesados: usa OneDrive para compartir enlaces.

Buenas prácticas

Revisa el correo varias veces al día, al menos por la mañana y antes de finalizar la jornada.
Responde con agilidad y educación, incluso si solo puedes confirmar recepción.
Usa asuntos claros y descriptivos (ej.: Solicitud de intervención – Cliente X – 17/06)
Archiva los mensajes importantes en carpetas organizadas por cliente o proyecto.
Usa copia oculta (CCO) con criterio, solo cuando sea necesario.

Seguridad y trazabilidad

Todos los correos enviados y recibidos desde cuentas corporativas son susceptibles de auditoría interna.
El uso indebido o negligente puede tener consecuencias disciplinarias.
Si sospechas de un correo fraudulento, no hagas clic ni respondas: reenvíalo a IT para su análisis.

Responsabilidad

Cada usuario es responsable de los correos que emite desde su cuenta.
El correo corporativo es una extensión de la identidad profesional: úsalo siempre con criterio, respeto y sentido de pertenencia.