Facturación individual
Objetivo
Sección titulada «Objetivo»Establecer el procedimiento para emitir y enviar una factura individual, asegurando trazabilidad y vinculación con la documentación contractual correspondiente.
1. Vinculación con el presupuesto aceptado
Sección titulada «1. Vinculación con el presupuesto aceptado»Siempre que sea posible, la factura debe vincularse directamente al presupuesto aceptado por el cliente.
Esto garantiza coherencia entre los importes facturados y los servicios/productos contratados, y facilita la defensa ante posibles discrepancias o reclamaciones.
💡 Recomendación: incluir en el cuerpo de la factura una referencia explícita al número y fecha del presupuesto aceptado.
2. Emisión de la factura
Sección titulada «2. Emisión de la factura»La factura debe cumplir con los requisitos legales vigentes:
- Número correlativo según la serie correspondiente
- Fecha de emisión
- Datos fiscales completos de ambas partes
- Desglose del concepto facturado
- Base imponible, impuestos aplicables y total
- Forma y condiciones de pago
La emisión debe realizarse siempre desde la aplicación de facturación proporcional, evitando el uso de plantillas manuales o herramientas externas no autorizadas.
3. Envío de la factura
Sección titulada «3. Envío de la factura»Una vez emitida, la factura debe ser enviada por correo electrónico al cliente.
Debe hacerse preferiblemente desde un correo corporativo oficial y con las siguientes condiciones:
- Adjuntar la factura en formato PDF
- Solicitar acuse de recibo y confirmación de lectura, si no se dispone de automatismo
- No modificar el documento tras el envío, salvo que se emita una factura rectificativa
🔒 Si el envío no puede automatizarse, debe realizarse manualmente en el plazo de 24 horas desde la emisión, utilizando las plantillas de correo aprobadas por la empresa.
4. Registro del envío
Sección titulada «4. Registro del envío»Debe dejarse constancia del envío en el sistema, bien de forma automática o manual:
- Fecha y hora del envío
- Dirección de correo utilizada
- Responsable del envío
- Confirmación de lectura (si la hubiera)
Esto garantiza trazabilidad y seguridad jurídica frente a posibles disputas.
5. Excepciones
Sección titulada «5. Excepciones»En caso de que no exista presupuesto previo aceptado, deberá justificarse internamente el motivo y documentarse la aceptación por otro medio (correo, contrato marco, etc.).
6. Buenas prácticas
Sección titulada «6. Buenas prácticas»- Utilizar siempre la aplicación de facturación proporcional.
- Revisar minuciosamente en búsqueda de errores tipográficos o incoherencias.
- Verificar los datos fiscales del cliente antes del envío.
- Si el software no permite automatizar el envío, utilizar únicamente las plantillas de correo aprobadas.
- Como norma general, las facturas son competencia exclusiva del departamento de administración. Un técnico no debe enviarlas salvo instrucción expresa.